O Processo de Lições Aprendidas em Projeto, o maior dos desafios de uma Organização

Preocupação frequente e cada vez mais presente em qualquer projeto, o processo de Lições Aprendidas tem ganhado grande destaque junto as organizações.

O motivo desta necessidade demanda da importância em se atender duas importantes questões. A primeira diz respeito a garantir que as melhorias implantadas ao longo de um projeto sejam contempladas, isto é, inseridas como padrão nos próximos a serem desenvolvidos. Este aspecto possui muita proximidade com a disseminação e compartilhamento das melhores práticas.

A outra questão diz respeito a evitar que erros ou equívocos em quaisquer atividades se repitam quando elas voltarem a ser desenvolvidas em novos projetos. Enfim, tem maior relação com o aprender com os erros cometidos de forma a estruturar ações que previnam a sua repetição.

Apesar da ciência e entendimento claro sobre a relevância de se estruturar um processo de lições aprendidas, seja qual for a abordagem adotada, muitas empresas tendem a não atender os objetivos esperados quanto ao efetivo aprendizado de lições nos projetos que desenvolvem.

A razão disso decorre de aspectos muito óbvios relacionados ao real entendimento sobre o que viriam a ser, realmente, essas tais de lições aprendidas. Muitas organizações tendem a entender que elas sejam simplesmente os registros das principais ações e decisões tomadas ao longo do desenvolvimento de um projeto.

Outro erro muito frequente, em muitas situações elas são entendidas como algo a ser feito ao final do projeto, como se fosse possível o aprendizado de algo em um único momento estanque do mesmo e justamente ao seu final quando até mesmo as memórias das pessoas passam a ser barreiras para tal.

Diante disso não é raro que empresas promovam encontros entre os profissionais logo após o encerramento de um projeto e os adotem sob o título de Lições Aprendidas. Muitas delas chegam a estruturar modelos de formulários com esta denominação, enfatizando a crença de que o aprendizado acontece a partir da mera explicitação de fatos e registros em determinados documentos.

Ao que parece o equívoco tende a acontecer, principalmente, pela falha ao se entender algumas premissas básicas que fundamentam qualquer processo de aprendizado, sobretudo quando o ambiente considerado demanda os conceitos que garantam a adoção das boas práticas de gestão de projetos. Sendo assim, cabe destacar:

1. O aprendizado acontece em qualquer momento do projeto e por qualquer integrante, sendo essencial, no entanto que haja a direta participação da pessoa na atividade a ser executada. Trocando em miúdos, todos podem aprender, mas devem estar envolvidos na execução da atividade para tal;

2. Para que as lições sejam aprendidas, o registro é importante, e deve ser considerado ao longo de todo o projeto, no entanto, o aprendizado só acontecerá a partir das discussões e compartilhamentos dos conhecimentos tácitos envolvidos, o que nem sempre será possível de ser explicitado em um documento;

3. A adoção de um modelo único para registro em qualquer momento pontual do projeto nada mais é que o simples cumprimento pontual de uma demanda específica, isto é quase como se resumir a “bater um cartão de ponto” ou a “responder uma chamada” para comprovar sua presença em um projeto.

4. Talvez, o mais difícil, mas certamente o mais óbvio deles, é impossível considerar que um processo de lições aprendidas possa ser entendido como um sistema de tecnologia de informação através do qual podem ser consultados documentos que terão alguma utilidade, hipotética, no desenvolvimento de novos projetos. Enfim um sistema ou aplicativo jamais poderá ser o processo de Lições Aprendidas, acreditar simplesmente em um portal, ou algo similar, para tal, é quase como acreditar em saci ou curupira.

O desenvolvimento de um raciocínio evidente sobre o que pode gerar uma lição aprendida passa necessariamente por considerar aspectos já presentes em qualquer processo que esteja inserido em um projeto. A partir desta ciência, começa a se torna possível pensar em algo a respeito que realmente possa ter alguma utilidade.

Para citar apenas um destes aspectos, por exemplo, cabe considerar uma medida básica a ser adotada por qualquer organização que possui efetivo interesse em estruturar um processo que potencialize efetivamente as Lições Aprendidas, ela é a gestão de indicadores.

São eles, os indicadores que servem de ponto de partida para qualquer aprendizado relevante e efetivo a ser considerado, uma vez que sem os mesmos, como é possível identificar o andamento do status de um projeto? Sem eles, qualquer registro feito, desde uma simples ata de reunião até aos mais bem elaborados documentos de andamento de projetos não passam de simples conjunto de informações explicitadas sem real relevância prática e efetiva para o sucesso de um projeto.

Bem, certamente, há outros cuidados e iniciativas a serem considerados.